Cada año, las empresas necesitan definir sus objetivos en un mercado que cambia constantemente, cambiar la dinámica productiva de la empresa y satisfacer las necesidades del cliente.
En este marco, desde Cribsa ofrecemos una alternativa para conseguir la máxima eficiencia en costos y productividad: la digitalización de contenidos.
Con nuestras aplicaciones y sistemas, todos los trabajadores y colaboradores pueden tener, en todo momento y desde cualquier lugar, acceso a la información que necesiten. Reduciendo, por ejemplo, el tiempo de búsquedas de documentos, así responder rápidamente a las necesidades de los clientes. Así podrá procesar toda la información generada por su empresa de una forma rápida y segura, para poder crear un espacio virtual entre usuarios.
Normalmente, el flujo de intercambio de documentación, tradicionalmente se ha basado en el papel. Ahora, mediante la digitalización, los trabajadores o clientes, podrán realizar búsquedas más precisas de documentación, facturas, etc. Además de poder filtrar las que realmente se necesitan imprimir de las que no es necesario. Así ahorrando gran cantidad de recursos a la empresa, como papel, tinta, electricidad…
Algunos de los beneficios de la digitalización en los departamentos que utilizan mucho papel puede ser la comunicación interna. Tener los documentos escaneados, nos garantiza una comunicación firme y segura para el envío/recepción de información entre trabajadores, colaboradores, clientes o grupos de trabajo. Opcionalmente podemos automatizar mucho de los flujos de trabajo más comunes.
La eficiencia es otro de los beneficios, algunos de los procesos basados en la utilización de papel suelen ser en esencia lentos, monótonos y en algún caso, pueden generar errores. Con la digitalización podremos controlar mucho mejor la generación de documentos como facturas, declaraciones, contrataciones, etc… Al digitalizar toda esta información, los trabajadores podrán introducirlos en la nube o espacio virtual, para su posterior uso de una forma más ágil y exacta.
También podrá realizar un análisis de datos de toda la documentación digitalizada. Por ejemplo, si necesita tomar una decisión en su negocio, realizar un análisis de métricas para evaluar los resultados anuales, etc. podrá extraer todo o parte del contenido de todos los papeles escaneados. Ahorrándose muchas horas en búsquedas y transcripciones del papel al formato digital mediante algún programa de texto.
Como bien sabrá, el papel se puede mojar, romper, borrar, perder con el tiempo. Además de ser un sistema poco seguro, cualquier persona podría acceder a esa documentación. Si usted digitaliza su documentación, usted podrá dar acceso exclusivo a determinados trabajadores, clientes o grupos de trabajo. Podrá compartirlos de forma segura. Incluso, ante una auditoría completa, podrá mostrar la cadena de custodia del documento desde que se digitalizó.
La digitalización de contenidos, como ha podido comprobar, demuestra liderazgo, eficiencia y rapidez ante las demandas de los clientes. Igualmente, los procesos de auditorías o obligaciones fiscales, pueden aguantarse mucho mejor con un equipo comunicativo y que lleve el control total de toda la documentación digitalizada, ordenada y segura.
Desde Cribsa, recomendamos realizar una auditoría o estudio MPS previo para considerar las necesidades de la empresa. Nuestro objetivo principal es evaluar el estado actual de la empresa con el estado deseado. Comparando y buscando las mejores soluciones que necesita su empresa para beneficiarse de la digitalización al menor coste.
Además, con la digitalización Xerox ofrece un paquete de herramientas con las cuales podrá evaluar: la información, seguridad, sostenibilidad, coste, productividad y movilidad.
