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Las ventajas de los proveedores MPS

Es lógico que en el día a día de tu empresa, tarde o temprano necesites un proveedor de servicios administrados de impresión o MPS pero, ¿a qué nos referimos cuando hablamos de MPS? La infraestructura de este sistema se centra en dos conceptos que actualmente son la base de cualquier empresa: la experiencia del usuario y la inteligencia del negocio en sí misma.

O dicho de otra manera, dispositivos más inteligentes y útiles donde la infraestructura MPS requiere un conjunto de herramientas integradas y automatizadas para la administración de dispositivos, suministros y servicios. Y es que debes tener en cuenta que mantener tus actuales sistemas de impresión sin utilizar durante un tiempo perjudica la propia usabilidad y productividad de los mismos. También puedes sufrir mayores riesgos de seguridad o costes de impresión, entre otros.

Una infraestructura MPS ofrece un registro y auditoría de transacciones, resolución de problemas gracias a un sistema de escalamiento, una eficaz gestión e integración de servicios de terceros, un mayor sistema de gestión de ayuda o un manejo proactivo de suministros como por ejemplo de tóners. E incluso alojamiento de datos en la nube. Y no solo para las pequeñas y medianas empresas, también para las grandes corporaciones cara a nutrirse de un servicio de calidad y global.

Qué duda cabe que seguridad y nuevas tecnologías deben ir siempre de la mano. Dispositivos, datos y documentos deben ser seguros y encriptados con un acceso físico controlado. Los proveedores de MPS siguen altas medidas de seguridad por lo que esta parte está especialmente cubierta para la empresa.

 

La importancia del portal de suministros

En él podemos ver la información por dispositivo y servicios de toda la flota. Podemos controlar suministros, gestionar incidentes y recopilar de datos. Los diferentes datos de servicio, suministros y uso ayudan al proveedor a optimizar el entorno de impresión. Además tu socio de MPS también debe usar el análisis de datos para mejorar los resultados comerciales y optimizar los flujos de trabajo, los documentos y el comportamiento del usuario.

Pero, ¿qué necesita un portal de MPS? Una representación visual para eliminar las conjeturas sobre la ubicación y el estado de los dispositivos, dispositivos pre configurados de acuerdo a las diferentes políticas de impresión, enlaces a sistemas de informes, poder presentar un incidente u orden de suministros y supervisar el progreso del ticket en todo momento y acceso a envíos de incidentes, pedidos de suministros, ubicaciones de impresoras, instalación de controladores y otros servicios

Los paneles facilitan la visualización a la par que aprendemos sobre el desarrollo del mismo. Contribuyendo a un mejor servicio, menos coste, tiempo de actividad constante y mejora continua.

Los informes de optimización de dispositivos son otra de las partes fundamentales. Un trabajo que consiste en capturar datos y generar informes sobre los dispositivos conectados a la red con el objetivo de conocer el tiempo de actividad del dispositivo y llevar a cabo un seguimiento de su uso, el consumo y gestión de suministros, conseguir informes SLA e informes de contadores y tipo de impresiones. Estos informen deben incluir informes estandarizados y personalizados que puedan exportarse a diferentes formatos.

Y recuerda, tu experiencia en gestión documental dependerá de la infraestructura de que te ofrezca tu operador, no lo olvides.