Gestión documental

Hay muchas oficinas aún hoy en día que están llenas de papeles, otras incluso tienen problemas para gestionar, organizar e incluso encontrar toda la documentación. Sabemos que muchas empresas ya cuentan con procesos de escaneado de documentos y los almacenan de forma electrónica. Como bien sabe la gran mayoría trabajan con el formato PDF, el cual no tiene opción de búsqueda, lo que hace imposible encontrar la información contenida dentro de los PDFs.

¿No sería fantástico contar con una solución de flujo de trabajo de documentos que fuera fácil de implementar, instalar y utilizar en toda la empresa?

¿Que pudiera digitalizar documentos y capturar los metadatos internos para poder realizar búsquedas de contenido sin necesidad de abrirlos?

¿Y que distribuyera los documentos directamente a la carpeta correcta en el depósito central para poder recuperarlos rápidamente ?

Nuestras soluciones de flujo de trabajo de documentos ofrecen todas estas funciones y más. Todo desde nuestras impresoras multifunción de Xerox®. (MPF)

Convierta todos sus documentos en papel a recursos digitales usando, por ejemplo, su escáner o impresora multifunción (MPF) para digitalizarlos fácilmente para después compartirlos, archivarlos o recuperar de inmediato esa información cuando la necesite. Estos documentos digitales resultan accesibles desde un ordenador de sobremesa, la nube o directamente desde el MFP.
Puede distribuir los documentos almacenados mediante una red o incluso acceder a ellos mediante la nube. Realizar búsquedas de los documentos.

Con las soluciones de flujo de trabajo de documentos de Xerox® tendrá ventajas para su negocio como:

  • Aumentar su productividad realizando menos pasos y dedicando menos tiempo a convertir sus documentos a un formato digital de fácil acceso y con opción de realizar búsquedas.
  • Reducir los costes gracias a que puede completar antes su trabajo, con menos errores y recursos.
  • Mejorar la transparencia y el cumplimiento normativo ofreciendo registros de auditoría sin pérdida de datos y garantizando que el documento sea fácil de encontrar y recuperar.
  • Compartir información de forma más eficaz con toda la empresa mediante procesos uniformes y depósitos tanto centralizados como en la nube.
  • Mostrar su apoyo por la sostenibilidad con un menor consumo de papel y suministros.
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GESTOR DE CONTENIDO XEROX® DOCUSHARE® FLEX

Con nuestro gestor de contenidos Xerox® DocuShare® Flex puede optimizar de una forma increíble el tiempo de sus empleados.

¿Qué puede hacer con DocuShare® Flex?

  • Capturar y digitalizar documentos para liberar los datos almacenados en ellos.
  • Encuentre, comparta y organice todos los documentos sin esfuerzo.
  • Archive y envíe documentos con flujos de trabajo automatizados en un solo paso.
  • El alojamiento privado en la nube, ofrece un acceso instantáneo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, a los documentos que necesita desde cualquier dispositivo informático o móvil.
  • Podrá realizar colaboraciones en equipo e intercambiar información segura y confidencial.
  • Comparta la información más importante utilizando enlaces directos y seguros en lugar de enviarlos a través de canales no seguros.
  • Digitalice y automatice procesos intensivos en documentos mediante la introducción de políticas de administración de tareas y ciclo de vida de documentos.

Con XEROX® DOCUSHARE® FLEX, mantendrá un entorno de colaboración seguro con sus empleados remotos, estableciendo a la vez la base para futuras iniciativas de transformación digital.