Servicios de impresión gestionada (MPS)
¿Sabe cuánto dinero y tiempo invierte en los procesos documentales y en la gestión de sus dispositivos de impresión?
En Cribsa® sabemos que toda la documentación, ya sea en papel o digital, es importante y necesaria para impulsar su negocio. Por eso nosotros le podemos ayudar a gestionar el control sobre sus documentos, a ahorrar dinero en el proceso, a aumentar la productividad, le ayudamos con la seguridad de los documentos y la sostenibilidad del medio ambiente. Cuando hablamos de gestionar el control sobre sus documentos, nos referimos a aplicar políticas de impresión centralizadas, racionalizar el uso de la impresión.
limitar y/o controlar el uso, tener trazabilidad, incorporar medidas de seguridad en la digitalización e impresión de sus documentos y en sus dispositivos de impresión como un antivirus o el cifrado automático del disco duro.
El ambiente empresarial actual, la situación de mercado y la competitividad, nos empuja a tener una mayor necesidad de controlar nuestros costes y reducirlos. Es uno de los grandes objetivos empresariales. Los procesos documentales relacionados con la impresión tienen un alto coste para las empresas y normalmente no están totalmente controlados. No hay visibilidad sobre ellos y no suelen incluirse en la planificación y confección de estrategias en las compañías.
Dentro de los costes relacionados directamente con la impresión, no solo está la amortización o renting de los impresoras de su empresa, de escritorio, multifuncionales, copiadoras, faxes, así como el contrato de servicio asociado o el coste de los consumibles empleados, también existen otros, como la gestión de los dispositivos, un servicio reactivo en el que sus empleados deben contactar con su proveedor de servicio, la gestión administrativa de diferentes contratos de servicio y una facturación descentralizada, la gestión de su departamento de compras, el no poder asignar los costes de impresión de forma automática a cada uno de sus centros de coste o departamentos, el consumo energético de los equipos, las emisiones de Co2, el uso de papel innecesario por no poder aplicar políticas de impresión centralizadas como la impresión en color solo cuando realmente es necesaria o potenciar el uso de la impresión a doble cara, la reducción de residuos y su gestión.
Nosotros podemos ayudarle a reducir sus costes y tener visibilidad sobre los mismos, a automatizar los procesos de trabajos documentales y hacer posible la impresión móvil, en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo, Tablet o Smartphone. Toda la experiencia de Cribsa® en servicios de impresión gestionada (MPS) a su servicio.
Parque de impresión gestionado
Monitorización
Flet Management Portal. Visibilidad de los dispositivos conectados, estado de una incidencia, peticiones on line…
Proactividad
Servicio preventivo, automatización de envío de consumibles, gestion proactiva de incidencias técnicas.
Consolidación
Punto único de contacto, facturación unificada, asistencia técnica a dispositivos propios o de otros fabricantes. Toner In.
Informes
Informes detallados de servicio, incidencias, estado del parque, usuarios. Cumplimiento y seguimiento del SLA acordado. Mejora continua
Si una empresa utiliza un enfoque de Servicios de Impresión Gestionada (MPS) y aplica una buena estrategia de gestión en la producción, puede obtener grandes ventajas sustanciales como una reducción de los gastos vinculados a los documentos, tener visibilidad y control sobre los costes, aumentar la productividad de los empleados y una reducción o casi eliminación de los residuos.
Los servicios de impresión gestionada (MPS) de Cribsa® tienen un enfoque mayor que la impresión.
Todos debemos estar involucrados en un proyecto de MPS. Los usuarios finales deben ser escuchados y su opinión debe estar contemplada en un correcto análisis de la situación. Deben ser informados sobre los beneficios en un proyecto de MPS, concienciados y partícipes, deben ser acompañados en la transición del modelo de servicio, obteniendo así mejoras duraderas en el tratamiento de documentos y mejorar su eficiencia.
Cribsa® sigue una metodología para asegurar el éxito en un proyecto global de MPS y sin impactos en la transición del servicio. Aplicando nuestro modelo que utiliza metodologías probadas en gestión de proyectos y servicios, conseguiremos una alianza sólida y de valor:
Consultoría
Trabajo de campo.
Rastreo vía software.
Requerimientos técnicos..
Requerimientos servicio.
Voice of the Customer.
Estudio contratos actuales.
Recopilación de datos.
Análisis
Cálculo TCO (Coste total de propiedad).
Posible reutilización equipos.
Escenario optimizado.
Diseño solución técnica.
Diseño Acuerdo.
Nivel Servicio.
Diseño transición servicio.
Diseño transformación servicio.
Validación
Validación TCO.
Fine tuning escenario propuesto.
Validación solución técnica.
Validación SLA.
Validación transición servicio.
Validación transformación.
Aceptación e implantación
Transición servicio.
Transformación servicio.
Gestión del cambio.
Formación usuarios.
Integración CAU.
Gestión del servicio
Helpdesk.
Mantenimiento preventivo.
Monitorización remota.
Suministro consumibles.
Cumplimiento SLA.
Reporting.
Business Intelligence.
Seguimiento periódico servicio.
Encuestas de satisfacción.
Mejora continua
Partiendo de la información obtenida durante la gestión del servicio, se planificará la optimización continua del servicio según se vayan identificando las áreas de mejora.
Los pilares del servicio son:
Y como resultado usted podrá centrarse en lo verdaderamente importante, su negocio. Estos son los beneficios que obtendrá con nuestros servicios gestionados de impresión:
Seguridad y conformidad
Qué ofrecemos:
- Protección contra el acceso no autorizado a la información confidencial.
- Protección de los documentos contra una difusión inapropiada.
Cómo lo ofrecemos:
- Activamos la autenticación de los usuarios en el dispositivo.
- Protegemos los documentos cifrando la información electrónica almacenada.
- Rastreamos los dispositivos y generamos informes.
- Contamos con instalaciones de alojamiento de datos con certificación ISO27001.
- Ofrecemos funciones adicionales de seguridad en los dispositivos para controlar el acceso.
Productividad y disponibilidad
Qué ofrecemos:
- Integración perfecta en su oficina y entorno informático.
- Asistencia proactiva al usuario final.
- Tiempo de funcionamiento más prolongado.
- Asistencia centralizada y facturación simplificada.
Cómo lo ofrecemos:
- Prolongamos el tiempo de funcionamiento y mejoramos la calidad de las impresiones y la productividad de los usuarios mediante funciones proactivas de supervisión de dispositivos, reabastecimiento de suministros y gestión.
- Alertas en tiempo real para aumentar la productividad del dispositivo.Centros de atención al cliente reconocidos en el sector.
- Acuerdos de nivel de servicio (SLA) estándar.
- Único punto de contacto e informes consolidados para controlar y supervisar los gastos de los dispositivos y las estadísticas de rendimiento.
Sostenibilidad medioambiental
Qué ofrecemos:
- Reducción del consumo de energía, de las emisiones de Co2 y de los residuos sólidos.
Cómo lo ofrecemos:
- Utilizamos dispositivos eficientes desde el punto de vista energético y nuevas tecnologías ecológicas como la tinta sólida y el tóner agregado por emulsión.
- Ayudamos a eliminar la acumulación de reservas de consumibles.
- Proporcionamos consumibles respetuosos con el medioambiente.
- Fomentamos el uso razonable del papel.
Gestión y control de costes
Qué ofrecemos:
- Una metodología que se adapta a los objetivos a corto y a largo plazo quue se ha marcada para su flota de impresoras: gestionar su actual flota de impresoras de oficina de varios proveedores y optimizar los activos de la empresa en su cuenta de resultados.
- Reducción del gasto en actividades de impresión de hasta un 30%.
- Simplificación de la facturación.
Cómo lo ofrecemos:
- Estandarizamos los equipos, el acuerdo del nivel de servicio, la asistencia técnica y los procesos.
- Transparencia en el coste total de propiedad (TCO).
- Racionalizamos los procesos de facturación utilizando un único punto de contacto.
- Informes continuos para supervisar y mejorar los resultados.