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Gestión Documental

Gestión documental

Hay muchas oficinas aún hoy en día que están llenas de papeles, otras incluso tienen problemas para gestionar, organizar e incluso encontrar toda la documentación. Sabemos que muchas empresas ya cuentan con procesos de escaneado de documentos y los almacenan de forma electrónica. Como bien sabe la gran mayoría trabajan con el formato PDF, el cual no tiene opción de búsqueda, lo que hace imposible encontrar la información contenida dentro de los PDFs.

¿No sería fantástico contar con una solución de flujo de trabajo de documentos que fuera fácil de implementar, instalar y utilizar en toda la empresa?

¿Que pudiera digitalizar documentos y capturar los metadatos internos para poder realizar búsquedas de contenido sin necesidad de abrirlos?

¿Y que distribuyera los documentos directamente a la carpeta correcta en el depósito central para poder recuperarlos rápidamente ?

Nuestras soluciones de flujo de trabajo de documentos ofrecen todas estas funciones y más. Todo desde nuestras impresoras multifunción de Xerox®. (MPF)

Convierta todos sus documentos en papel a recursos digitales usando, por ejemplo, su escáner o impresora multifunción (MPF) para digitalizarlos fácilmente para después compartirlos, archivarlos o recuperar de inmediato esa información cuando la necesite. Estos documentos digitales resultan accesibles desde un ordenador de sobremesa, la nube o directamente desde el MFP.
Puede distribuir los documentos almacenados mediante una red o incluso acceder a ellos mediante la nube. Realizar búsquedas de los documentos.

Con las soluciones de flujo de trabajo de documentos de Xerox®
tendrá ventajas para su negocio como:

  • Aumentar su productividad realizando menos pasos y dedicando menos tiempo a convertir sus documentos a un formato digital de fácil acceso y con opción de realizar búsquedas.
  • Reducir los costes gracias a que puede completar antes su trabajo, con menos errores y recursos.
  • Mejorar la transparencia y el cumplimiento normativo ofreciendo registros de auditoría sin pérdida de datos y garantizando que el documento sea fácil de encontrar y recuperar.
  • Compartir información de forma más eficaz con toda la empresa mediante procesos uniformes y depósitos tanto centralizados como en la nube.
  • Mostrar su apoyo por la sostenibilidad con un menor consumo de papel y suministros.

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Docushare

Xerox® DocuShare®, diseñado para buscar la facilidad de uso, la flexibilidad y la comodidad, ayuda a los trabajadores a mejorar su eficiencia cotidiana, dado que se centra en la intersección de las personas, el papel y los procesos, la esencia del entorno laboral en la actualidad.

Docuware:

DocuWare permite escanear, indexar y almacenar documentos desde la máquina multifunción en un solo paso, con lo que los documentos electrónicos quedan disponibles al instante en el archivador central para todos los usuarios autorizados.

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